Les présenticiels

Les présenticiels

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Ouf. L’accord national sur le télétravail vient d’être signé par 4 sur 5 des partenaires engagés dans sa formalisation. Heureusement car nous ne sommes manifestement pas prêts de revenir à du 100% présentiel. Il va donc nous falloir devenir des professionnels de l’usage des « présenticiels », ces logiciels qui nous permettent de simuler notre présence à distance.

C’est pour cela que je vous propose de partager mes réflexions autour de deux évènements récents aux quels j’ai participé : la convention du label lucie et le face à face CentraleSupelec avec Jean-Bernard LEVY .

la convention du label Lucie

Tous les participants aux éditions précédentes se rappellent certainement d’une mise en scène sympathique avec le fameux coup de gong tibétain pour annoncer solennellement chaque année l’ouverture puis la clôture de la convention.

Convention Lucie 2018. « le monde d’avant »

Rien de tel cette année. La convention était d’abord prévue en partie en présentiel, avec un nombre réduit de participants, mais le second confinement décrété quelques jours plus tôt a forcé les organisateurs à passer en 100% digital.

La matinée était consacrée à des exposés et tables rondes, via Zoom, avec une interactivité très réduite. Je dois avouer que j’ai décroché plusieurs fois des discours d’Alan FUSTEC et ses complices, interrompu par d’autres urgences. Les pauses habituelles en présentiel, si agréables pour échanger en petits groupes sur ce que l’on vient d’entendre, n’étaient plus là.

Comme chaque année, l’après midi était centré sur des exercices plus participatifs. En plus de Zoom, Klaxoon a été utilisé pour structurer les idées émises. Nous avons touché du doigt les difficultés d’animation à plusieurs mains. Pas facile de décider à plusieurs de comment classer les carrés colorés contenant les idées quand on ne peut pas les montrer du doigt comme cela est possible pour des PostIt positionnés sur un tableau blanc. Les fonctionnalités de Klaxoon semblent mieux adaptées à une réunion présentielle, l’animateur donnant des consignes orales aux participants rassemblés dans une même salle, qu’à une séance de travail à distance, puisque nous avons du conserver la conférence Zoom en parallèle avec le session Klaxoon pour continuer à recevoir les consignes.

Bravo à l’équipe Lucie d’avoir réussi à attirer un grand nombre de participants sur plusieurs heures. Mais je pense sincèrement que c’est un pari perdu d’avance de tenter de maintenir une journée complète à distance avec la même qualité d’échanges constructifs que lorsque l’on rassemble une centaine de participants dans un lieu bien choisi. Alors que les années précédentes on ressortait de la journée avec le plein d’émotions et le souvenir de moments intenses, cela semblait bien plus fade cette année.

Un vrai défi d’imaginer d’autres formats qu’une journée pleine pour diffuser la même quantité d’informations et piloter les travaux de groupes. Une piste se trouve sans doute du côté des travaux asynchrones. Mais Klaxoon est-il le meilleur outil pour cela ?

Sur un des projets de Formitel nous avons utilisé nos outils internes pour faire travailler ensemble, (mais pas au même moment!) plus de 1.000 personnes pendant plusieurs semaines. Il ne s’agit plus dans ce cas de « présenticiels ». Mais il faut s’organiser pour que chaque participant comprenne simplement comment il doit enregistrer ses idées et de lui laisser le temps nécessaire pour le faire, quitte à le relancer régulièrement pour obtenir un taux de participation satisfaisant.

Le Face à Face CentraleSupelec

D’habitude les petits déjeuners Face à Face organisés par CentraleSupelec Alumni sont un véritable bain de convivialité. La plupart des participants arrivent bien avant le début de la prise de parole de l’invité parce qu’ils savent qu’un petit déjeuner buffet est offert et qu’il offre de bonnes occasions d’échanges entre camarades. Rien de tel avec le Face à Face du du 19 novembre avec Jean-Bernard LEVY, bouleversé par le confinement : les 200 participants ont attendu sagement dans la salle d’attente de la session de Zoom sans possibilité d’échanger entre eux.

Par contre la dynamique s’est totalement inversée pendant la conférence elle même ! Alors qu’habituellement chacun assiste passivement à l’exposé de l’invité, cette fois les questions ou commentaires jaillissaient en flux continu sur le chat zoom tout au long du discours du Président d’EDF. Compte tenu de l’auditoire ces apports étaient souvent très poussés, par exemple sur les différentes technologies du nucléaire. Contexte très différent du fonctionnement habituel lorsque les participants espèrent au mieux pouvoir faire partie des quelques questions posées à l’invité une fois son exposé terminé. Mais un flux de questions et commentaires pratiquement impossible à traiter en temps réel par les animateurs compte tenu du nombre de participants. Là encore, je ne peux m’empêcher de penser qu’un fonctionnement en asynchrone aurait permis de mieux gérer ce nombre important de questions et sans doute aider l’orateur à préparer ou orienter son discours.

D’ailleurs, les résultats du sondage que j’ai présenté quelques minutes avant la prise de parole de Jean-Bernard LEVY correspondaient bien à cette logique asynchrone. Les participants avaient pris le temps de répondre avant la manifestation et quelques minutes ont suffit pour présenter les résultats à l’auditoire. Ceux qui se posent des questions sur la filière nucléaire et la façon dont la France pourrait se rapprocher de la neutralité carbone peuvent d’ailleurs jeter un œil sur le billet qui analyse les réponses à ce sondage.

Dans ces deux cas, convention sur une journée entière ou simple conférence d’un invité de marque pendant une heure, les règles sanitaires imposées par le COVID nous amènent à nous poser de vraies questions sur l’organisation de ces manifestations et la façon dont les informations sont émises, transmises, partagées, voire assemblées ou transformées dans le cadre des groupes de travail. Personnellement je suis partagé entre le manque cruel de liens humains, de rencontres chaleureuses et le sentiment que nous nous étions quelque part endormis dans nos habitudes, comme s’il suffisait d’être réunis dans un même lieu pour faire avancer les choses. Gageons que même si les gestes barrières disparaissent, ces manifestations ne seront plus tout à fait organisées comme dans le « monde d’avant » !

Ce billet est centré sur les manifestations en ligne, rassemblant des participants de différentes entités.

Mais chez vous en interne ? comment s’organisent les réunions en télétravail ? Les manageurs ont-ils adopté les bonnes postures ?

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