Diagnostic crise COVID : les résultats

Diagnostic crise COVID : les résultats

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Lors de la mise en place du confinement imposé en Mars, les experts de FORMITEL ont travaillé à la formalisation d’un diagnostic interactif permettant aux dirigeants de faire le point sur leur organisation de crise. Cet article présente l’analyse des +200 réponses enregistrées principalement pendant le mois d’Avril.

Est-ce que cette crise a provoqué
des changements positifs ? De nouvelles habitudes de travail qu’il serait préférable de conserver ?

C’est en partie à ces questions que tente de répondre cette analyse. Nous avons choisi de présenter les résultats autour des 4 conseils pour un télétravail efficace qui étaient présentés dans le billet de début mars.

Les rituels synchrones

Vous avez certainement vu fleurir sur internet, dès les premières semaines du confinement, les échanges autour de la nécessité de réinventer des rituels synchrones, retrouver à distance le plaisir des échanges autour de la machine à café. De nombreux experts soulignaient l’importance de ces rituels pour conserver l’esprit d’équipe entre les collaborateurs dorénavant éloignés.

Une première série de questions était destinée à cerner ce sujet. Côté organisation tout d’abord, nous avons deux groupes assez distincts. Pour plus d’un tiers (39%) chacun s’organise de son côté. Mais pour 47% des répondants par contre, l’organisation se fait d’abord en concertation avec les autres collègues.

organisatoin emploi du temps

Sans surprise, l’attention portée aux proches est beaucoup plus importante. C’est presque les trois quarts des participants qui ont cherché une nouvelle façon de rythmer les journées avec leurs proches. Et certaines personnes ont pris le temps de nous écrire pour dire qu’elles avaient répondu négativement à cette question car confinée seule.

rituels avec les proches

Les discussions avec les collègues du bureau manquent à plus d’une personne sur deux mais plus d’un quart des participants ne semble pas du tout en souffrir. Sans doute est-ce dû au fait que pour les deux tiers des cas de nouveaux rituels ont été mis en place sous forme de rencontre régulières en ligne entre collègues.

manque collègue de travail
nouveaux rituels confinement

Dans les premières semaines du confinement, ce sujet des nouveaux rituels a provoqué de nombreux échanges sur les réseaux sociaux. Les professionnels (coachs, psychologues…) s’inquiétaient des effets de l’isolement et vous n’avez pas pu échapper aux débats autour des outils de visioconférences : les acteurs installés (Microsoft avec Teams, Google avec Hangouts et Meet) faisant tout pour contrer la montée de zoom.

L’asynchrone enrichi

Dans mon livre sur les réunions assistées par informatique (Hermes Lavoisier) j’insiste beaucoup sur la nécessité d’apprendre à travailler à distance, à la fois dans l’espace mais aussi dans le temps. Trop de structures travaillent encore dans un ancien mode où certains managers estiment qu’information est synonyme de pouvoir et organisent donc des réunions pour partager ces informations uniquement avec les personnes présentes, en synchrone donc. Mais d’autres organisations ont compris l’importance de partager les informations, d’utiliser des outils collaboratifs pour que chacun puisse avancer sur différents projets, retrouver l’information dont il a besoin, au moment où il en a besoin. C’est ce fonctionnement, redoutablement plus efficace, que nous résumons sous le terme d’asynchrone enrichi.

Nous pouvions espérer que le confinement imposé fasse un peu bouger les lignes sur ces points, que le fait de ne plus pouvoir passer la tête dans le bureau d’à côté pour obtenir un chiffre manquant amène les managers vers un autre partage de l’information. Le résultat semble hélas plus que mitigé. Certes, quasiment tout le monde a accès à l’information nécessaire pour travailler depuis son domicile. 80% des participants répondent positivement sur ce point, ce qui en fait la question de notre sondage sur laquelle les avis sont les plus tranchés !

accès aux informations depuis le domicile

Mais par contre pour plus d’une personne sur deux (58%), le fonctionnement se fait pratiquement à l’identique, les réunions étant simplement organisées à distance.

les mêmes réunions, mais à distance

Les outils

Ce changement espéré de comportement devait être assisté par les outils adéquats. Sur ce point les réponses sont claires aussi : pour 71% des participants, de nouveaux outils ont été mis en place pour travailler plus facilement à distance.

de nouveaux outils. mais sont-ils bien utilisés ?

L’aspect rapide de ce diagnostic interactif ne permettait hélas pas de rentrer dans les détails. S’agissait-il uniquement d’outils de visio conférences ou d’autres solutions collaboratives permettant de travailler plus efficacement en asynchrone ? 63% des participants estiment que le plus efficace reste de décrocher son téléphone pour obtenir l’information. S’il s’agissait de solutions collaboratives, l’accompagnement nécessaire n’était sans doute pas à la hauteur pour permettre une vraie poussée de la collaboration asynchrone.

malgré les nouveaux outils , 63% décrochent leur téléphone pour obtenir l'information

Un quart seulement (26%) des participants estiment que ce confinement imposé à augmenter fortement le nombre d’emails.

le nombre d'emails est resté raisonnable

Les liens entre télétravail et productivité font partie des sujets de préoccupations croissants pour tous les dirigeants. Une étude récente réalisée en interne chez FaceBook met en évidence le chiffre de 50% de collaborateurs estimant leur productivité plus importante en télétravail. L’on pourrait croire que ce chiffre est spécifique à la culture 2.0 de la société de Marck ZUCKERBERG mais les chiffres de notre diagnostic, qui ciblait une population plus diversifiée, indiquent déjà 41%.

plus productif en télétravail !

On remarque toutefois que c’est sur cette question que le taux d’indécis est le plus important sur l’ensemble de notre questionnaire.

L’accompagnement du changement

Ce changement brutal, imposé, a-t-il été suffisamment accompagné ? Plus des deux tiers des participants savent à qui s’adresser s’ils rencontrent un souci. Par contre, des formations ont été organisées dans seulement 36% des cas.

Heureusement deux tiers encore estiment que ces nouveaux outils sont très facile à prendre en main.

Attention, il peut s’agir d’une perception biaisée : s’il est facile de commencer à cliquer pour utiliser ces outils il peut être bien plus difficile de le faire assez efficacement pour faire évoluer le fonctionnement global d’une organisation, aller vers un véritable asynchrone enrichi comme nous le décrivons plus haut. Le chiffre de 63% de participants préférant téléphoner pour obtenir une information donne une idée de la distance qui reste à parcourir !

L’avenir

Notre questionnaire se terminait par deux questions ouvertes. La première portait sur les éléments les plus négatifs amenés par ce confinement imposé. Il met en évidence les manques, les collègues, l’humain…

La seconde question ouverte proposait au participant d’indiquer ce qu’il lui semblait souhaitable de conserver parmi les changements imposés par le confinement. Le plébiscite autour du télétravail est tout simplement énorme !

télétravail plébiscité

Les entreprises faisant le choix de revenir à un fonctionnement classique en supprimant totalement le télétravail risquent fort de voir augmenter leur turn-over ! Il faut donc conserver ces possibilités de travail à distance et les adapter à un fonctionnement hors crise. Sans doute prendre le temps aussi de combler les lacunes en terme d’accompagnement du changement pour que de nouvelles habitudes de travail plus positives prennent racines, que les informations utiles soient partagées plus intelligemment.

Ce questionnaire diagnostic de crise est maintenant terminé mais d’autres outils sont à votre disposition pour préparer l’avenir. En participant au baromètre sortiedecrise.net vous pourrez voir chaque mois votre structure évoluer, vous comparer aux entités de votre secteur. Et lediag.net reste à votre disposition pour vous aider à faire le point sur l’atmosphère managériale de votre entité en portant une attention particulière aux aspects digitaux dont vous venons de voir l’importance.

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