10 Mar Les projets informatiques
Dans les grandes familles des soucis rencontrés par les organisations en matière d’informatique il y a les pannes matérielles, les cyber-attaques mais aussi les projets ratés. C’est sans doute dans cette dernière catégorie qu’il faut classer les soucis actuels de GIFI.
GIFI doit faire face à des difficultés financières induites par la baisse de son chiffre d’affaires. La cause principale est à chercher du côté des flux de livraison : produits livrés en retard ou pas dans le bon magasin. Pas facile de vendre lorsque les produits ne sont pas disponibles…Et l’explication fournie par le porte-parole de l’enseigne, Didier Pitelet, accuse directement le nouveau système informatique mis en place en juin dernier : « nous n’avons plus de visibilité ni sur nos stocks, ni sur nos commandes, ni sur nos approvisionnements. ». Le nouveau ERP ne donne manifestement pas pleine satisfaction (voir article par exemple sur capital.fr)
Comment réussir ses projets informatiques ? Ce billet s’attache à présenter les différentes solutions permettant de limiter les risques autour de vos projets informatiques, quelle que soit leur taille et leur maturité.
les sirènes
Le terme de sirène fait évidemment penser aux alarmes. Peut-être que celles de Gifi ont sonné trop tard. Mais il évoque aussi celles qui ont amené Ulysse à s’attacher au mat de son bateau pour résister à leur chant envoutant.
Et les sirènes qui cherchent à séduire sont nombreuses dans les salons y compris les salons consacrés aux ERP. Les affiches de chaque stand et les commerciaux qui les animent vont vous présenter un outil répondant évidemment à tous vos besoins avec de nombreuses qualités et aucun défaut. Il est toujours très difficile de savoir au contraire ce que cet outil vanté par les commerciaux ne pourra pas faire pour vous. C’est donc déjà une première raison de vous faire accompagner lorsque vous cherchez à changer de logiciel. Pouvoir vous y retrouver dans le brouillard des discours commerciaux.
Et, sur ce plan, l’IA ne va pas vous être très utile ! Il vaut vraiment mieux faire appel à un expert du domaine connaissant bien les différentes solutions.
L’AMO
L’Assistance Maîtrise d’Ouvrage est un bon moyen de se faire assister dans ces phases critiques. Elle permet de profiter d’une expertise technique dans le domaine spécifique du projet. Ces aides sont appelées à se développer à l’avenir pour accompagner des architectures techniques de plus en plus complexes. Un expert du domaine peut vous aider à maîtriser les coûts, les délais et limiter les risques.
Bien sûr faire appel à un assistant maîtrise d’ouvrage présente des inconvénients. En particulier celui d’engendrer des coûts supplémentaires. Mais cela peut vite être rentable si vous choisissez bien votre expert. Je me rappelle du premier chantier sur lequel je fus appelé, tardivement, car c’est uniquement en voyant arriver des devis incompréhensibles que le client décida de faire appel à mes services. Un simple nouveau round de négociation avec les fournisseurs ayant répondu à l’appel d’offre permis de diviser par deux le budget et donc de couvrir largement le coût de ma prestation.
Pour profiter pleinement de votre expert il faut aussi parfois accepter certains virages. Une autre de mes expériences a concerné un réseau de jeunes dirigeants. La demande initiale portait sur un développement totalement sur mesure. Mais après analyse des besoins réels et du budget disponible il est vite apparu que cela n’était guère réaliste. Heureusement mon capital confiance auprès du CODIR était bien réel et j’ai pu les amener à revoir totalement leur approche pour les amener vers une solution progicielle couvrant bien leurs besoins.
Attention aussi aux conflits d’intérêts. Un des pires cas que l’on m’a rapporté est celui d’un assistant maîtrise d’ouvrage qui s’est fait assez grassement rémunérer pour analyser finement les aspects techniques des propositions des trois candidats en lice. Il a ensuite cherché à convaincre son client qu’il était finalement le seul à pouvoir réaliser le produit en question. Une histoire qui, vous l’imaginez, ne s’est pas très bien terminée…
Le changement
Même si les choix techniques sont simples à faire, un autre réflexe bien humain peut mettre des bâtons dans les roues de votre projet : la résistance au changement. En plus des changements très structurant pour l’organisation (ERP, CRM, SIRH….) le numérique est maintenant dans toutes les couches des organisations : la communication au quotidien, la préparation des réunions, la gestion des projets….
Il est tellement facile de proposer à ses équipes de mettre en place des outils gratuits ou à un coût si faible au départ que l’on ne pense même pas à les budgéter. Slack, Monday, Trello, Jamespot, Workplace de Google et Meta, microsoft 365, jalios, talkspirit…. La liste pourrait remplir une page entière. Mais plusieurs éléments peuvent s’avérer critiques dans la mise en place de ces outils.
Le manque de cohérence est un premier risque. Dans les grands comptes, il n’est plus rare de voir des managers de proximité choisir de tels outils, sans même en référer à la DSI. Ce qui n’est pas sans causer de souci de communication entre les équipes mais peut aussi amener à exposer des données sensibles.
Un autre piège consiste à penser qu’il suffit d’acheter une licence, voire d’ouvrir des comptes gratuits, pour que les pratiques changent. Or ces changements sont rarement spontanés. Ou lorsqu’ils le sont ils ne vont pas forcément dans le bon sens ! Sur cet aspect il me vient en mémoire une intervention de formation dans une fédération dans laquelle une responsable d’équipe avait mis en place Trello sans en référer à sa direction mais en faisant de plus prendre à ses équipes de très mauvaises habitudes quant à son utilisation.
Ce type d’outil semble facile à prendre en main mais il offre différentes stratégies pour structurer l’information et gérer les projets. Et si tout le monde ne choisit pas la même logique on risque de voir la performance et la communication se dégrader alors que l’objectif est bien l’inverse !
Le diagnostic
Pour faciliter le choix d’un outil puis accompagner sa mise en place, il peut être utile de lancer un diagnostic. Pour continuer sur le piège identifié ci-dessus, il me faut hélas signaler que nombre d’outils destinés à aider les dirigeants à faire le point sur la maturité numérique de leur organisation sont aussi tombés dedans. Après avoir testé ceux de la CPME, de la BPI, du Medef, des CCIs… j’ai retrouvé constamment le même type d’erreur. Les questions posées sont toujours sur le style « avez-vous un crm » alors que les bonnes questions sont plutôt « est-ce que les hommes et les femmes utilisent bien le crm pour partager l’information » ou « est ce que les collaborateurs disposent de l’ensemble des informations concernant les clients ».
C’est ce constat qui nous a amené à lancer, juste avant le confinement imposé par le COVID, un exercice d’intelligence collective pour concevoir un modèle d’évaluation dépassant ces biais. Si vous lisez régulièrement les billets de ce blog vous le connaissez sans doute déjà ! Si vous ne l’avez pas encore fait, vous pouvez réaliser librement votre autodiagnostic en suivant ce lien. Vous découvrirez en temps réel le profil de votre organisation sur 5 dimensions clés et vous pourrez même accéder à un benchmark.
Mais attention, comme nous venons de le voir, un changement réussi concerne l’ensemble des collaborateurs et pas seulement la vision du dirigeant. Donc pour que ce diagnostic soit réaliste, nous conseillons de lancer une cartographie participative. Car ce sont les comportements de chaque collaborateur qui doivent évoluer pour s’adapter à votre nouvel outil. D’ailleurs, voici une infographie issue des milliers de réponses déjà enregistrées par LeDIAG. Elle illustre bien le fait qu’il ne suffit pas que le dirigeant décide, mette en place outils et procédures, pour qu’ils soient réellement connues et pratiquées sur le terrain !
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