30 Jan Des écrans et des hommes
Que penseraient Antoine de Saint Exupéry et son petit Prince de la généralisation des écrans dans nos vies ? Cet homme d’action prenait aussi le temps de réfléchir et nous a laissé de très belles maximes comme par exemple « Aimer ce n’est pas se regarder l’un l’autre, c’est regarder ensemble dans la même direction ».
Bien entendu cette maxime célèbre concerne à priori deux amoureux et leur vision de la vie, mais il est tentant de la transposer au management. Après tout, le manager n’est-il pas là pour donner une vision, motiver ses troupes pour avancer dans la même direction, vers des objectifs clairs et partagés ?
Las, les écrans sont arrivés. Ils portent tellement bien leur noms, ces écrans qui « font écran ». A cause d’eux, il devient de plus en plus difficile de capter l’attention et d’amener une vraie vision commune.
Les grands et les petits !
Les dispositifs de petite taille sont particulièrement nocifs. Difficile de gérer la situation quand le flux de sollicitations reste dense sur les écrans des smartphones. Ils permettent aussi des fuites d’informations qui peuvent être graves. C’est d’ailleurs pour cette raison que les smartphones ont été bannis des séances de conseil des ministres par Emmanuel Macron et pas seulement pour les interruptions intempestives.
Les ordinateurs portables peuvent aussi se transformer en véritables ennemis de votre réunion. Si vous souhaitez que votre séance de travail soit efficace, je vous conseille vivement d’exiger leur fermeture et de ne surtout pas croire qu’ils vont servir uniquement à prendre des notes sur les sujets que vous êtes en train de présenter à votre auditoire.
Je souhaite partager avec vous deux exemples qui montrent que les bons réflexes ne sont pas toujours là et que même les professionnels paraissant les plus expérimentés peuvent se tromper.
TRELLO et les réunions projet
Ma première animation de formation était cette année consacrée à TRELLO et la gestion de projet. Un petit groupe de dirigeants très sympathiques, réunis dans un même CODIR, et souhaitant ardemment s’approprier les fonctionnalités de TRELLO afin de gérer plus efficacement leurs nombreux projets.
Comme souvent avec ces nouveaux outils en ligne, que chacun peut s’approprier à titre individuel sans attendre que la DSI l’impose, une des participantes avait une longueur d’avance en terme de pratique sur le reste du groupe. J’ai validé la plupart des pratiques qu’elle désirait partager avec le groupe, sauf quand elle a expliqué comment elle utilisait l’outil pendant ses réunions de service.
Imposer à chaque membre de son équipe d’utiliser le même outil est logique. Par contre je ne pouvais plus être d’accord lorsqu’elle a insisté sur le fait que chacun devait venir en réunion avec son portable pour prendre des notes en temps réel sur les projets le concernant. Non ! Elle ne pourra jamais être certaine que les gens sont sur le même projet, en train de parler de la même action. Si vous voulez que votre point projet soit efficace, projetez à tous les participants la même information, faites en sorte que l’attention reste focalisée sur ce dont vous êtes en train de parler. Si vous n’êtes pas assez à l’aise avec le clavier, déléguez à une autre personne le fait de saisir les modifications, les ajouts et attributions de tâches. Mais gardez toujours la vision d’un seul et même écran partagé !
Bien entendu certains pensent avoir trouvé l’excuse idéale : de toute façon pendant le télétravail et les visioconférences, chacun est forcément derrière son écran. Mais cela n’a rien d’incompatible. Il vous suffit d’utiliser votre logiciel de visioconférence pour partager votre écran (ou celui de la personne chargée d’enregistrer les modifications dans TRELLO) et vous serez à nouveau dans une posture d’animateur efficace. Au contraire il est sans doute encore plus important, pendant ces réunions à distance, de toute faire pour concentrer les regards sur ce qui est en train de se construire.
Tony BUZAN se trompe aussi !
Si comme moi vous êtes adepte du mind mapping vous savez certainement tout ce que l’on doit à Tony BUZAN qui a formalisé ce concept il y a maintenant plus de 50 ans. Notons qu’il s’agissait à l’époque de réaliser ses cartes à la main, avec des crayons de couleur, et pas encore avec un outil informatique. Ce n’est qu’à la fin des années 90 que sont apparus les premiers logiciels efficaces pour assister leur création.
Les livres de Tony BUZAN centrés sur l’utilisation personnelle des cartes d’idées sont passionnants. Mais je ne suis plus du tout d’accord sur ce qu’il dit pour leur utilisation en réunion. Dans un de ses derniers livres il propose au lecteur d’ouvrir son ordinateur pour créer une carte d’idées et prendre ses notes personnelles pendant les réunions. Il suffit ensuite, explique-t-il, de demander à ses collègues leurs propres cartes d’idées pour comparer !
Des conseils qui sont en totale opposition avec mes propres préconisations. Les cartes d’idées font partie des solutions les plus efficaces pour concentrer tous les regards sur les idées que vous êtes en train de faire émerger, classer, prioriser. Bien utilisées vous aurez même la surprise de voir les participants arrêter de prendre leurs propres notes manuscrites pour se concentrer sur ce que vous leur proposez de regarder. Donc ne laissez pas les écrans se multiplier entre les participants et le compte rendu de votre réunion qui est en train de prendre forme en temps réel sous leurs yeux !
Dynamique de groupe et écrans
Deux exemples qui illustrent bien la différence entre savoir utiliser un logiciel, ses menus, ses fonctionnalités et maîtriser la dynamique de groupe dans vos réunions, faire en sorte que méthode d’animation et outils soient vraiment au service du groupe et plus uniquement de chacun des participants à titre individuel.
Il est facile de trouver des experts en outils informatiques d’une part et en dynamique de groupe d’autre part. Mais trop peu d’entre eux cherchent à faire le pont entre ces deux champs de connaissances pourtant complémentaires. Une solution simple pour commencer à explorer ces liens dans votre organisation est proposée par LeDIAG : un diagnostic de l’atmosphère managériale de votre organisation incluant le digital et le télétravail cliquez ici pour commencer votre diagnostic.
Aucun commentaire