Hangouts, Zoom, Skype… comment choisir ?

03 Avr Hangouts, Zoom, Skype… comment choisir ?

Le COVID19 a imposé le télétravail à des millions de personnes. Certaines sociétés étaient plutôt bien préparées. Les responsables d’AXA expliquent par exemple que les grèves de décembre janvier leur ont servi de ballons d’essai pour tester le télétravail avec moins de contraintes. Mais pour la plupart des organisations ce basculement dans le télétravail a été brutal, trop soudain pour être préparé. Ce qui veut dire que les outils permettant de travailler à distance ont souvent été choisis dans l’urgence, se sont multipliés avec peu de contrôle de la DSI (quand il en existe une…). Comme l’équipe de FORMITEL travaille depuis longtemps sur les outils permettant de booster les changements dans les organisations, je vous propose ici un partage de ce que nous avons compris des différents outils de réunions à distance pour vous aider à choisir le ou les vôtres, car le meilleur dépend parfois du contexte.

Précaution préalable : à l’heure où vous lirez ces lignes leur contenu sera peut être dépassé. Tout bouge très vite et la lutte entre les différents acteurs reste intense. Voici deux synthèses Gartner de 2015 et 2019. Elles mettent en évidence la percée de zoom, la descente d’adobe, l’arrivée de nouveaux acteurs comme Bluejeans. Mais Klaxoon n’est pas encore sur le radar. Gartner se pencherait-il uniquement sur les licornes créées aux USA ?

Nous allons nous concentrer sur les versions gratuites de 3 des outils les plus répandus : Hangouts, Zoom et Teams/Skype.

Hangouts

Hangouts présente la particularité de pouvoir être utilisé sur un ordinateur de bureau via le navigateur Chrome sans avoir besoin d’installer un logiciel supplémentaire. Avec d’autres navigateurs comme Internet Explorer ou Mozilla cela fonctionne aussi bien sûr mais vous risquez d’avoir plus de difficultés pour régler l’accès à la caméra et au micro. Car le match entre les grands acteurs se joue aussi au niveau des navigateurs : Hangouts et Chrome sont gérés par Google mais Microsoft qui pousse Explorer n’a aucune raison de chercher à rendre plus facile l’utilisation de Hangouts. Bien sûr il est aussi possible d’installer une application Hangouts sur les smartphones android ou Ios.

Rien à installer donc sur votre ordinateur de bureau mais vous devez disposer d’un compte Google (gmail) pour pouvoir participer à une conférence.

L’interface de Hangouts est très orientée réunion : chaque fois que quelqu’un parle, le logiciel détecte automatiquement la prise de parole et affiche sa caméra ou son écran. Un peu comme lorsque vous tournez spontanément la tête vers la personne qui parle autour d’une table de réunion. Cela peut devenir une gêne si vous souhaitez être surtout un mode exposé : l’écran que vous souhaitez partager avec tous les participants disparaît lorsqu’une personne prend la parole, même si c’est pour parler de ce qu’elle voit sur l’écran.

Bien que cela ne soit pas visible dans la documentation Hangouts visible sur internet nous nous sommes cognés au plafond de 10 participants maximum avec la version gratuite de hangouts : le onzième participant avait un message d’erreur indiquant que le nombre maximum de participants était atteint.

Zoom

Zoom.us est un acteur plus récent, mais dont l’utilisation a véritablement explosé ces dernières semaines : les 10 millions de téléchargement de décembre 2019 sont passés à 200 millions en mars 2020. Pour l’utiliser vous devez obligatoirement installer une version du logiciel sur votre ordinateur ou votre smartphone et créer un compte utilisateur. Aucun commentaire sur le choix du navigateur donc puisque l’on utilise une interface dédiée.

En version gratuite vous pouvez monter jusqu’à 100 participants, plus que les 10 de hangouts donc, mais la durée de chaque réunion est limitée à 40 minutes. Ceci a le mérite de vous inviter à être effiace !

Avec l’explosion de sa notoriété, Zoom a aussi gagné quelques critiques. Un premier groupe d’experts a signalé que la version Ios de Zoom envoyait des informations à Facebook sans en informer l’utilisateur. Ce défaut semble corrigé. Une alerte plus récente et qui n’a plus rien à voir avec la RGPD concerne les utilisateurs sous Windows10 : des personnes mal intentionnées peuvent récupérer les identifiants de connexion windows en envoyant un lien à cliquer dans la fenêtre de tchat.

Les premiers Zoom bombing sont aussi en train d’apparaître : le fbi est déjà en train d’enquêter sur l’apparition d’images choquantes dans des classes virtuelles de jeunes élèves organisées via zoom. Il faut donc être très attentif à la façon dont vous diffusez les invitations pour vos réunions. Boris Johnson lui même, si fier d’utiliser un outil aussi moderne, s’est fait prendre au piège en diffusant sur twitter l’adresse d’une de ses réunions. Si sa bourde n’avait pas été rattrapée des pirates anonymes auraient pu assez facilement s’inviter discrètement à son conseil des ministres à distance. A l’heure où l’on demande plutôt aux ministres de laisser leur téléphone à l’entrée, avouons que cela fait quelque peu désordre !

Teams / Skype

Microsoft qui gére à la fois Teams et Skype se bat sur plusieurs front en plus de ses outils bureautiques historiques : messagerie collaborative et vidéoconférence. Avant d’être racheté par Microsoft, Skype a longtemps été « le » logiciel gratuit permettant de conserver en ligne à une ou plusieurs personnes.

Une des contraintes pour organiser une vidéoconférence à plusieurs avec des logiciels qui doivent être installés est bien évidemment que tout le monde doit avoir installé le même ! Si toute votre équipe a déjà une version personnelle de skype sur son poste c’est sans doute le plus logique de l’utiliser. Je parie que, tout comme moi, vous avez sans doute une ancienne version de skype quelque part sur votre PC. Elle exigera certainement une mise à jour avant utilisation.

Skype était avant tout conçu pour des conversations en ligne. Son utilisation en vidéoconférence est possible mais le principal problème de Skype reste la concurrence interne avec Teams. Si vous avez un compte Microsoft, Teams vous permet d’organiser vos vidéo conférences très simplement. Un petit détail intéressant à l’heure ou certains insistent sur la nécessité de respecter l’intimité des télétravailleurs confinés à domicile : au lieu de proposer au collaborateur de couper directement sa caméra il a la possibilité de flouter l’arrière fond. Vous continuerez à voir ses sourires mais plus le détail des murs de sa salle à manger.

Le document officiel de Microsoft comparant les versions gratuites et payantes de Teams peut prêter à sourire. 500.000 utilisateurs maximum, je dois vous avouer bien humblement que je n’ai pas pu tester cette limite dans mon organisation ! Mais attention, Teams est gratuit pour . . . les personnes possédant déjà une licence Microsoft business d’un certain niveau. Alors que Skype reste lui totalement gratuit. N’oublions pas que le business model initial deSkype était basé sur le remplacement des communications téléphoniques avec de la voix sur IP à l’époque où les opérateurs téléphoniques étaient beaucoup moins ouverts sur l’inclusion dans leurs forfaits des communications internationales.

Il est plus que probable que Microsoft laisse Skype mourir doucement pour privilégier Teams qui présente l’immense avantage d’être aussi une messagerie collaborative asynchrone. Teams cherche donc à se positionner face à Zoom ou Hangouts pour les fonctions visio conférence mais aussi face à Slack ! Slack qui propose d’ailleurs d’intégrer Hangouts, Zoom ou même Teams comme outil de vidéoconférence. Bon, si vous n’y comprenez plus rien, c’est presque normal !!

Ce billet est centré sur les comparatifs des outils gratuits de vidéoconférence mais attention, pour une organisation de télétravail efficace, d’autres points sont importants, vous pouvez les retrouver sur ce billet.

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